Saber como cobrar a dívida de um cliente é uma das tarefas mais complicadas para um empreendedor. Nem sempre quem sabe vender tem a mesma habilidade na hora de buscar o valor devido.

Para facilitar esse processo, o recomendado é iniciar montando um email de cobrança.

Eles são muito eficazes pois possuem um baixo custo em comparação com outras opções como telefone ou SMS e ainda podem ser personalizados. Uma das principais vantagens do email para devedores é que ele pode ser usado em várias fases de uma cobrança.

Isso aumenta a chance de conseguir o pagamento e até pode ajudar a melhorar o contato com os clientes.

Para te ajudar a entender melhor esta ferramenta nós iremos dar algumas dicas de como montar um email de cobrança. Acompanhe.

1. Cuidado com o que se fala e como se fala

Todos sabem que um ruído de comunicação pode piorar qualquer situação. Se isso já acontece nas relações pessoais, imagine então como pode ser horrível uma interpretação errada de uma mensagem?

Na hora de redigir um email de cobrança certifique-se de que está usando a linguagem adequada para o cliente e para a situação. Não precisa ser simpático demais e nem duro em excesso. Ah, e nada de tom de ameaça. Tente parecer amigável.

2. Seja claro

Mesmo agindo com educação deixe claro para o seu cliente que está cobrando uma dívida. Muitas vezes um email para devedores contém informações demais. Isso acaba confundindo o recebedor que pode não perceber que se trata de um atraso de pagamento.

3. Deixe seus contatos

Não adianta nada escrever um ótimo email de cobrança e não deixar claro como o seu cliente pode entrar em contato com você. É o mesmo que anunciar uma promoção em uma loja e não dizer o endereço.

Dentro da mensagem deve ter seu número de telefone, endereço, email e demais formas de contato que a sua empresa atende os consumidores. Se tiver um meio de comunicação preferido indique para o leitor, assim você facilita a vida de quem deseja quitar a dívida.

4. Caixa de entrada certa e hora certa

O velho ditado dizia: “Lugar errado, hora errada”. Você deve estar se perguntando se isso pode acontecer em uma campanha de email, e eu vou responder: Pode sim (E não é nada legal).

Nunca mande cobranças no dia do aniversário do seu cliente ou datas em que as taxas de aberturas de email são mais baixas. Finais de semana e feriados são os piores dias para enviar este tipo de mensagem.

O mesmo vale para quando o cliente já cobrou e continua recebendo avisos desse tipo. Erros assim desgastam o relacionamento entre ambas as partes.

Quanto mais informações você obtiver do seu cliente, maiores serão as chances de conversão.

5. Use em todas as fases do processo

Um dos pontos mais positivos de um email de cobrança é a versatilidade dele. Você pode enviar logo no começo da jornada de cobrança, durante ou mesmo depois de muito tempo.

Seja como um “aviso de vencimento”, “pagamento em aberto” ou algo mais sério, sempre é possível enviar um email para devedores. Não se esqueça de que o “sempre” é válido apenas se as dicas anteriores forem cumpridas.

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6. Modelo de email de cobrança

Assunto: relaxa, estamos contigo nessa!

Texto:
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